Bevor wir mit der Transformation begannen, war es wichtig, dass alle Teammitglieder die Grundlagen und Prinzipien von Kanban verstanden. In Workshops und Trainings mit Führungskräften und Teammitgliedern wurden die gemeinsamen Grundlagen gelegt.
Das Kanban Board dient der Visualisierung von Arbeit. Also analysierten wir den aktuellen Workflow des Teams und identifizierten alle Schritte im Prozess, von der Anforderung bis zur Lieferung. Wir erstellten ein Kanban-Board in Jira, das die verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses visualisierte. Das Kanban-Board ist das zentrale Kommunikationsmedium für die Arbeit aller Teammitglieder.
Wir definierten die Rollen für alle Teammitglieder und stimmten diese aufeinander ab. Jetzt mussten wir klären, wie genau die Teammitglieder mit dem Board arbeiten wollen. Wir vereinbarten in zahlreichen Workshops mit allen Beteiligten explizite Prozessrichtlinien und hielten diese in einem Kanban Playbook (Confluence) fest. Wir ermutigten das Team in einem Kick-Off mit Kanban zu starten, noch bevor alle Fragen geklärt waren. Seit dem wird ständig nach Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizient gesucht. Die verbesserten Prozesse werden dann implementiert und die Regeln im Playbook entsprechend angepasst.
Im Ergebnis hat sich diese Transformation als äußerst erfolgreich erwiesen. Die Visualisierung der Arbeit durch das Kanban-Board hat die Transparenz erhöht und den Arbeitsfluss verbessert. Die klare Definition von Rollen und Prozessrichtlinien hat zu einer besseren Abstimmung und Zusammenarbeit geführt. Teammitglieder haben die neuen Methoden angenommen und arbeiten gerne mit Kanban. Durch regelmäßige Meetings und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung konnten wir die Effizienz steigern und den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben lenken.